CIRCULAR 03/2017/LBA
PÓLIZAS CONTABLES
La contabilidad electrónica es una obligación fiscal que no tiene marcha atrás, es necesario conocer la información básica de una de las partes más fundamentales que integran a esta, las pólizas contables.
¿Qué son las pólizas contables?
Las pólizas contables son un documento físico o digital en el que se registran las operaciones contables desarrolladas por una persona o una empresa. Se deben registrar de preferencia a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad.
¿Cuáles son los tipos de pólizas contables que existen?
Los tipos de pólizas contables que existen se clasifican en: diario, ingresos y egresos.
Póliza de diario
Las pólizas de diario sirven para registrar las operaciones que afectan la economía de la empresa, pero que no representan flujo de efectivo alguno, es decir, es la que se elabora cuando la operación que se está registrando no implica una entrada de dinero al banco a través de una ficha de depósito ni una salida por la cual se deba elaborar un cheque o transferencia, es importante resaltar que este tipo de pólizas siempre debe de tener anexo el comprobante que está dando origen a su elaboración.
Póliza de ingresos
Las pólizas de ingresos son las que contienen los registros contables de todo aquello que implique entrada de dinero a la empresa ya sea en efectivo, transferencia o cheque y del cual tienes que expedir una factura, por ejemplo, el pago que hace un cliente.
Póliza de egresos
Las pólizas de egresos sirven para registrar las operaciones contables que impliquen erogaciones (egresos, pagos) o salidas de dinero para la empresa; pero debemos tener en cuenta que si la erogación se realiza por medio de un cheque, la póliza contable generada se conocerá como póliza de cheque.
Pólizas contables y la contabilidad electrónica
De acuerdo con la fracción III de la regla 2.8.1.6., establecida en la Resolución Miscelánea Fiscal para 2017, los contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad electrónica deberán hacerlo en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contengan información de las pólizas generadas.
Incorporará los catálogos de tipos de póliza, monedas y bancos.
Incorporará la información de pagos (cheques y transferencias).
Incorporará la información de los comprobantes fiscales digitales relacionados.
¿Qué debe contener cada póliza contable?
Detalle por cada transacción.
Cada partida contendrá cuenta contable, subcuenta y sus auxiliares.
Debe ser posible distinguir los CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) que soporten la operación.
Los impuestos deben poder distinguirse con las distintas tasas y cuotas, cuando deba pagar el impuesto indicar la actividad.
Para las operaciones relacionadas con terceros debe incluirse el RFC de éste.
Cuando el folio fiscal no pueda identificarse en las pólizas contables, el contribuyente podrá, relacionar todos los folios fiscales a través de un reporte auxiliar.
El RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza contable.
¿Cuándo se deben entregar las pólizas contables en contabilidad electrónica?
La información generada de las pólizas deberá entregarse mensualmente, incluyendo el detalle por transacción, cuenta, partida, auxiliares y subcuenta. En el caso del envío de la Contabilidad electrónica, el archivo que se envía de manera mensual es la balanza de comprobación, para Personas Morales dentro de los tres primeros días del segundo mes posterior al que se presenta y para Personas Físicas dentro de los primeros 5 días del segundo mes posterior al de su presentación.
El archivo correspondiente a las pólizas o auxiliares solo se enviara en caso de que la autoridad así lo solicite por un acto de fiscalización, compulsa, devolución o compensación ya que no es obligación de enviar estos archivos conjuntamente con la balanza y el catálogo de cuentas. Esto se menciona en la regla 2.8.1.11 de la Resolución Miscelánea.
El catálogo de cuentas se envía una sola vez al inicio de la contabilidad y de manera subsecuente en el caso de que el catalogó haya sufrido alguna modificación en las cuentas a nivel mayor.
Esperando sea de gran utilidad para ustedes la información compartida en esta circular, quedamos de ustedes para cualquier duda o aclaración.
Reciban un cordial saludo
C.P.C. y P.C.FI. Pedro Lima Aguirre.
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